Hybride werken is de toekomst, daar is zowat iedereen het intussen over eens. Het idee vindt al een tijdje ingang binnen organisaties en is door de coronacrisis alleen maar in een stroomversnelling geraakt. Gezien de huidige situatie is thuiswerk vandaag zelfs de norm geworden. Dat zal ook nog even zo blijven. De grote vraag daarbij is: hoe ga je je als bedrijf straks organiseren als de storm enigszins gaan liggen is? Nu de voor- en nadelen van thuiswerk steeds zichtbaarder worden, zijn er voldoende opportuniteiten om de balans tussen beide verder te optimaliseren. Vier aandachtspunten op basis van onze eerste ervaring, zijn mijns inziens cruciaal.

1. Creëer een breed kader dat voldoende flexibiliteit biedt

Mensen hebben nood aan duidelijkheid en houvast. Nu zeker, maar ook in de toekomst. Daarbij is het belangrijk aandacht te schenken aan wat je werknemers zelf willen. Een ‘one size fits all solution’ is er niet, aangezien in een hybride werkcultuur niet alleen de locatie bepalend is, maar ook parameters zoals het soort werk, de gewenste mate van interactie en persoonlijke voorkeuren. Elke werknemer, elk team, elke afdeling heeft andere taken, behoeftes en verwachtingen. Daarom is er nood aan een breder kader, waarbinnen voldoende vrijheid ontstaat om deels op kantoor en deels thuis te werken. Geen regeltjes, wel principes.

2. Geef gehoor aan je werknemers als deel van de oplossing

Geef je medewerkers een stem: laat ze participeren in het vinden van een gedragen oplossing. De afgelopen maanden is er heel wat inzicht verzameld, niet alleen bij jou, ook bij henzelf. Hoe zien zij de work-life balance evolueren? Kies je standaard voor één thuiswerkdag of voor enkele dagen die vrij te kiezen zijn per week, maand of zelfs trimester? Of kan thuiswerk misschien ook in halve dagen? Door de juiste vragen te stellen en de situatie samen te doorgronden, creëer je een beleid op maat van je werkvloer.

3. Maak de koppeling met je waarden en missie

Door de toestand waarin we ons bevinden, kan het aanvoelen dat de switch naar hybride werken voortkomt uit een crisissituatie. Dat hoeft niet zo te zijn. Vele organisaties zeggen iets over ‘duurzaamheid’ in hun waarden of missie en is dus in dit opzicht een hot topic. Hybride werken wordt zo deel van je missie en waarden: motiveer veranderingen niet zozeer als antwoord op een bedreiging, maar biedt ze aan als een opportuniteit waar medewerkers en management beter en blijer van worden.

4. Ga voldoende na hoe hybride werken past binnen je organisatie

Elke organisatie is anders: een andere cultuur, technische infrastructuur, type van werk, noem maar op. De vraag is daarom niet hoeveel tijd je medewerkers nu van thuis en op kantoor doorbrengen, maar in welke mate je bedrijf klaar is voor de transitie. Om hybride werken te boosten en verder te materialiseren zijn er vier alternatieve en vooral fundamentelere vragen.

1. In welke mate is ‘asynchroon werken’ haalbaar?

Om te vermijden dat je van de ene online meeting naar de andere klikt is het belangrijk dat er voldoende werkafspraken zijn die er voor zorgen dat we niet steeds ‘allen tesaam’ zijn. Technologie in overvloed maar ingebedde gewoonte sinds 1830 verander je niet op 123; zowel remote als op kantoor.

2. Hoe stevig is de feedbackcultuur in je organisatie en welke (online) kanalen zet je in om die te optimaliseren?

Feedback geven en vragen is niet eenvoudig, wanneer het gezamelijke koffieapparaat en  non-verbale clues wegvallen is het zaak om bewust gewoonten en kanalen te creeeren die hier op inzetten.

3. Is leiderschap er op gericht meer autonomie te geven aan je werknemers?

Er moet een vertrouwensbasis zijn vooraleer je mensen deels ‘loslaat’. Het leiderschap binnen je organisatie moet die autonomie versterken.

4. Faciliteren je ICT-infrastructuur en kantooromgeving hybride werken ?

Van cloudoplossingen tot cybersecurity: de juiste technologie is noodzakelijk om de effectiviteit van een digitale werkplek te verbeteren. Stimuleert de kantooromgeving connectie ?

Nú is het moment

De hamvraag: heeft het zin om nu, in de tussenfase waarin we ons bevinden, aan de slag te gaan? Dat is zeker het geval. Door nu ook tijd en ruimte te nemen om je voor te bereiden op het moment dat we weer ‘uit ons kot mogen’creeer je perspectief. In dat opzicht vormt dit filmpje van Jitske Kramers misschien wel de pertinente samenvatting.